○公文書管理規則

平成21年4月1日

規則第16号

公文書管理規則を次のように定める。

公文書管理規則

(目的)

第1条 この規則は、公文書の作成、保存及び廃棄に関する基本的な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用いるものとして、所管課等が保有するものをいう。

(2) 課長等 別表第1に掲げる者をいう。

(3) 文書管理システム 公文書の起案、決裁、保存等の公文書の管理を行うための電子情報処理組織で総務部行政管理課長(以下「行政管理課長」という。)が管理するものをいう。

(4) 決裁文書 決裁書及び決裁書に添付されている資料をいう。

(公文書の保存の原則)

第3条 事務を適正かつ円滑に処理するために、公文書の所在は把握できる状態にしておかなければならない。

2 この規則に定める保存期間が経過したときは、この規則に定めるところにより公文書を廃棄するものとする。

(公文書の作成)

第4条 職員は、事案の処理に当たっては、軽易なものを除き、処理内容等を記録した公文書を作成しなければならない。

(公文書の分類及び整理方法)

第5条 公文書は、所管課等の事務事業ごとに分類し、次条第1項に規定する種別ごとに整理し、保存するものとする。

2 前項の分類について、1事案が2以上の事務事業の分類に該当し得る場合は、最も関係の深い分類によることとする。

3 第1項の整理について、2以上の事案が相互に関係があり、同一事案として整理することが適当な場合において、事案の保存期間が同一でないときは、最も長い保存期間の種別とすることとする。

4 第1項の規定にかかわらず、文書管理システムに登録した公文書は、文書管理システム内に保存するものとする。この場合において、第1種の公文書は、文書管理システムから印刷物として出力したものを併せて保存しなければならない。

(公文書の種別及び保存期間)

第6条 公文書の種別及び保存期間は、法令等に別の定めがあるもののほか、次のとおりとし、種別の基準については別表第2のとおりとする。

第1種 30年

第2種 10年

第3種 5年

第4種 3年

第5種 1年

第6種 1年未満

2 公文書の種別については、別表第2に掲げる基準を踏まえたうえで、当該公文書の重要度、利用度、資料価値等を考慮して、課長等が定めるものとする。

3 公文書の保存期間は、会計年度によるものとし、完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による公文書は、完結日の属する年の翌年1月1日から起算する。

4 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書の保存期間は、当該各号に定める期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっている公文書 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる公文書 当該訴訟が終結するまでの間

(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされる公文書 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間

(4) 公文書公開請求があった公文書 横須賀市情報公開条例(平成13年横須賀市条例第4号)第11条第1項の諾否決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 保有個人情報の開示請求等があった公文書 横須賀市個人情報保護条例(平成5年横須賀市条例第4号)第15条の7第19条の4又は第21条の4の決定の日の翌日から起算して1年間

(6) 職務の遂行上保存期間の延長を必要とする第1種の公文書 行政管理課長が定める期間

5 課長等は、公文書の完結日の属する年度(以下「当該年度」という。)の翌年度以後に公文書の種別を変更する場合には、行政管理課長と協議するものとする。ただし、特に理由がある場合には、公文書の種別を当該年度内において変更することができる。

(平25規則14・平28規則19・一部改正)

(公文書の所管替え)

第7条 機構改革その他の事由により、事務事業の移管があったときは、課長等は公文書の所管替えを行わなければならない。

(公文書の廃棄)

第8条 課長等は、行政管理課長からの指示により、保存期間が経過した公文書を廃棄するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、課長等は、第6種の公文書については、随時、廃棄することができる。

3 課長等は、前2項の規定による廃棄の際には、情報が漏えいしないよう適切な措置を講じなければならない。

(歴史資料)

第9条 課長等は、保存期間が経過した公文書の中に、別表第3に掲げる公文書であって、歴史的観点から保存する必要があるもの(以下「歴史資料」という。)があると思料したときは、行政管理課長に対して当該公文書の名称を記載した一覧表を提出するものとする。

2 行政管理課長は、前項の一覧表の提出を受けたときは、当該公文書が歴史資料であるかを総務部総務課長と協議して審査するものとする。

3 行政管理課長は、前項の審査の結果、歴史資料と認めた公文書を保存するものとする。この場合において、文書管理システムに登録している歴史資料については、文書管理システムから印刷物として出力したものを保存するものとし、文書管理システム内に保存していた電磁的記録は抹消するものとする。

(委任)

第10条 この規則に定めるもののほか、公文書の作成、保存及び廃棄に関し、必要な事項は市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成21年4月1日から施行する。ただし、第5条第4項後段の規定については、この規則の施行の日以後に作成し、又は取得する公文書について適用する。

(経過措置)

2 この規則の施行以前に永年保存としている第1種公文書の保存期間は、30年とする。

附 則(平成22年4月1日規則第6号)

1 この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年4月1日規則第14号)

1 この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年4月1日規則第19号)

1 この規則は、公布の日から施行する。

2 改正後の公文書管理規則第6条第4項第3号の規定は、この規則施行の日(以下「施行日」という。)以後にされた審査請求に係る公文書について適用し、施行日の前日までにされた不服申立てに係る公文書については、なお従前の例による。

別表第1(第2条関係)

(平22規則6・一部改正)

(1) 事務分掌規則(平成17年横須賀市規則第12号)に定める課の課長及び担当課長

(2) 行政センター館長

(3) 児童相談所長

(4) 消防局の課長並びに消防署副署長及び分署長

別表第2(第6条第1項、第2項関係)

(平28規則19・一部改正)

第1種

(1) 市政の基本方針、総合的な計画その他特に重要な事業計画の策定に関する決裁文書

(2) 議会に提出する議案及び報告等に関する決裁文書

(3) 条例、規則その他の例規の制定又は改廃に関する決裁文書

(4) 告示及び公告に関する決裁文書

(5) パブリック・コメント手続に関する決裁文書

(6) 職員の任免、賞罰等に関する決裁文書

(7) 行政委員会等の委員及び附属機関の委員の任免に関する決裁文書

(8) 公有財産の取得及び処分並びにこれらに関する登記関係の決裁文書

(9) 市の廃置分合、境界変更及び町字の名称又は区域の変更に関する決裁文書

(10) 市が出資している法人の設立又は解散に関する決裁文書

(11) 訴訟及び審査請求に関する特に重要な決裁文書

(12) 表彰を行うための決裁文書

(13) 許認可等の有効期間が10年を超える申請等に対する決裁文書

(14) 行政代執行に関する決裁文書

(15) 予算及び決算に関する特に重要な決裁文書

(16) 特に重要な工事の施行に関する決裁文書

(17) 議会の議決を経た契約に関する決裁文書

(18) 請願及び陳情の処理に関する決裁文書

(19) 将来の例証となる損害賠償額の決定及び和解に関する決裁文書

(20) 附属機関の答申、建議又は意見に関する決裁文書

(21) 重要な統計書及び調査研究報告書等の作成に係る決裁文書

(22) 前各号の決裁文書に密接に関連する公文書

(23) 市と私人との間の権利義務に直接関係する重要な公文書

(24) その他前各号に準ずる公文書

第2種

(1) 重要な事業計画の策定に関する決裁文書

(2) 審査基準、処分基準その他の法令の解釈又は運用の基準を決定するための決裁文書

(3) 予算及び決算に関する重要な決裁文書

(4) 重要な工事の施行に関する決裁文書

(5) 重要な契約に関する決裁文書

(6) 重要な要望の処理に関する決裁文書

(7) 重要な損害賠償額の決定及び和解に関する決裁文書

(8) 重要な財産の取得、管理及び処分に関する決裁文書

(9) 訴訟及び審査請求に関する決裁文書

(10) 許認可等の有効期間が5年を超え10年以下である申請等に対する決裁文書

(11) 審議会等(附属機関を除く。)の建議又は意見に関する決裁文書

(12) 統計書及び調査研究報告書等の作成に係る決裁文書

(13) 前各号の決裁文書に密接に関連する公文書

(14) その他前各号に準ずる公文書

第3種

(1) 事業計画の策定に関する決裁文書

(2) 公課の賦課徴収に関する決裁文書

(3) 予算、決算及び出納に関する決裁文書

(4) 工事の施行に関する決裁文書

(5) 契約に関する決裁文書

(6) 要望の処理に関する決裁文書

(7) 相談の処理に関する決裁文書

(8) 損害賠償額の決定及び和解に関する決裁文書

(9) 財産の取得、管理及び処分に関する決裁文書

(10) 許認可等の有効期間が3年を超え5年以下である申請等に対する決裁文書

(11) 第1種第13号及び第2種第10号に明らかに該当しないもののうち、許認可等の処分効果の存続期間が定まらない申請等に対する決裁文書

(12) 不利益処分(聴聞手続き又は弁明手続きを執るものに限る。)を行うための決裁文書

(13) 非常勤職員及び臨時職員の任免等に関する決裁文書

(14) 前各号の決裁文書に密接に関連する公文書

(15) その他前各号に準ずる公文書

第4種

(1) 軽微な要望の処理に関する決裁文書

(2) 軽微な相談の処理に関する決裁文書

(3) 許認可等の有効期間が1年を超え3年以下である申請等に対する決裁文書

(4) 不利益処分(聴聞手続き及び弁明手続きを執らないものに限る。)を行うための決裁文書

(5) 諸証明に関する決裁文書

(6) 庶務に関する決裁文書

(7) 第1号から第5号までの決裁文書に密接に関連する公文書

(8) その他前各号に準ずる公文書

第5種

(1) 軽微な庶務に関する決裁文書

(2) 第1種から第4種までに属さない決裁文書

第6種

(1) 決裁又は供覧を経ていない公文書

別表第3(第9条第1項、第2項関係)

(1) 市内における時代の世相、世論等が象徴的又は特徴的に多く表れている公文書

(2) 市内における市民生活に大きく影響を与えた犯罪、事故等に関する公文書

(3) 市民活動又は市民の動きを特に反映している公文書

(4) 市民に大きく影響を与えた生命、身体、健康、生活又は財産に関する公文書

(5) 市内における重大な災害に関する公文書

(6) 市内における自然等の環境について顕著な変化の内容を明示する公文書

(7) 市内における画期的又は独自な活動、建造物等に関する公文書

(8) 他自治体に類がない本市のみで該当する公文書

(9) 市内における史跡、伝統的な行事が行われる場所その他由緒ある土地又は建造物等に関する公文書

(10) 市民に著しい効果があった事業の実施に関する公文書

(11) 多額の事業費を要した市の事業の実施に関する公文書

(12) 前各号に規定するもののほか、市内で起き、又は本市にかかわりのあった政治的、経済的又は社会的に重要な儀式、行事等に関する公文書

(13) 市の総合計画その他重要な事業計画の策定に関する公文書(ただし、実施された計画に係る公文書に限る。)

(14) 市行政の管理運営上重要な公文書

(15) 昭和20年以前の公文書

(16) その他前各号に準ずる公文書

公文書管理規則

平成21年4月1日 規則第16号

(平成28年4月1日施行)