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更新日:2016年12月27日

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平成17年度第3回横須賀市個人情報保護運営審議会

  • 日時:平成18年3月22日(金曜日)14時00分~15時30分
  • 場所:横須賀市消防庁舎第3会議室
  • 出席委員:今村委員長、加賀沢委員、木村委員、田中委員、浜田委員、三縄委員(敬称略)
  • 事務局:髙木行政管理課長、室井主査、扇原事務吏員
  • 実施機関:公園建設課:原田主査、上下水道局料金課:広瀬課長、岡本主幹
  • 傍聴者:なし

次第

1.開会

横須賀市個人情報保護運営審議会規則第3条第2項の規定に基づき、今村委員長が議長となり、開会を宣し議事に入った。

2.議事

個人情報保護条例第12条第2項の規定に基づき、市長からオンライン結合による保有個人情報の提供について諮問がなされた。
その後、事務局から、個人情報保護条例第14条の2に基づく個人情報の取扱いを伴う事務の委託の届出について同条第2項に基づき報告のうえ、説明を行った(報告事項1)。
また、水道料金収納事務等受託会社の役所屋中央店における窓口設置に伴うオンライン結合等について、実施機関から説明を行ったのち(報告事項2)、事務局から事故報告を行った(報告事項3)。

諮問事項

市と公の施設(公園墓地)を管理する指定管理者とのオンライン結合について(緑政部公園建設課)

報告事項

(1)条例第14条の2に基づく個人情報の取扱いを伴う事務の委託の届出について(総務部行政管理課)
(2)水道料金収納事務等受託会社の市民サービスセンター中央店(役所屋中央店)における窓口設置に伴うオンライン結合等についてについて(上下水道局業務部料金課)
(3)事故報告(総務部行政管理課)

3審議内容

諮問事項市と公の施設(公園墓地)を管理する指定管理者とのオンライン結合について(緑政部公園建設課)

(説明要旨)市営公園墓地は、平成18年度から横須賀公園墓地管理グループ(西武造園(株)、横浜緑地(株)、湘南造園(株)共同事業体、代表者:西武造園(株))による指定管理者により管理を行う。指定管理者が行う公園墓地の管理に係る業務において、公園墓地システムにより保有している墓地使用者等の保有個人情報の利用が必要不可欠である。現在、市の出資団体である(財)横須賀市公園緑地協会に管理委託しており、平成17年11月より公園墓地システムにより、実施機関内でのオンライン結合がなされている。このたび、4月から指定管理者による管理への移行後も当該システムを維持し、公園建設課と指定管理者とのオンライン結合による保有個人情報の提供を行いたい。かかるオンライン結合による保有個人情報の提供について、本審議会に意見を求めるものである。

(委員)現行の(財)横須賀市公園緑地協会による管理と同様の管理を行うのか。

(実施機関)公園墓地システムは平成17年11月に導入し、平成18年1月から稼動したものであるが、これを全く同じ形で指定管理者に引き継ぐ予定である。

(委員)指定管理者に引き継ぐときにパスワードの切替えを行うか。

(実施機関)公園緑地協会職員に付与したパスワードは全て抹消し、指定管理者職員に新たなパスワードを付与する。

(委員)パスワードが付与される職員には、権限に差異はあるか。

(実施機関)全員できる処理の内容は同じである。それぞれの職員につき、ログインした履歴は残る。

(委員)雷が落ちた際などの、データ損失への対応はできているか。

(実施機関)非常時の保護については、月に一度データを保存するシステムを入れており、更にMOで随時バックアップをとっている。システムダウン中は実施機関にある紙の墓籍台帳を用いて事務を行う。

(委員)なぜ墓籍台帳に使用者の本籍の記載が必要なのか

(実施機関)管理料未納の使用者が住所を移転して届け出ない場合がある。督促状を送付する際、送付先を調べるために戸籍の附票を確認することがあるため、規則上本籍を要求した。

(委員)口座番号情報を利用しているが、全員自動振替での支払いなのか。

(実施機関)口座振替による支払いは、全体の44.4%である。それ以外は受託業者に使用者の住所・氏名等情報をフロッピーディスクで渡し、管理料の納付書の印刷および圧着を委託している。

(委員)現行も同様の情報を保持していて、それが移行するのか。

(実施機関)データの件数が2万5千件あり、年間のデータの変更件数も過去3年間の平均で2千6百件あるということから、オンライン結合による提供の必要性が高い。また、紙の台帳と異なり、公園墓地システムであれば、墓地使用者が分からず埋蔵者の氏名しか分からない墓参者に、お墓の案内をすることができ、無用のトラブルを避けることができるというメリットもある。

(委員)情報漏えいの問題が頻発しているが、情報の管理はどうか。指定管理者に対する指導監督は大丈夫か。

(実施機関)指定管理者の選考においても情報の安全管理は重視した。また指定管理者は個人情報保護のマニュアルづくりを行うこととしている。協定により個人情報の適切な取扱いを求めており、これに反すれば指定の取消しもありうる。監督については、指定管理者から毎月業務報告を受け、その都度実施機関職員が事務所で確認するとともに、不定期に確認を行う。指定管理者も、個人情報保護の重要性を認識しており、年に一度以上従事者に対する教育研修を行うとしている。

(委員)指定管理者が共同事業体となっているが、件数、規模の問題か。

(実施機関)主体的な運営、窓口は西武造園である。植栽剪定を横浜緑地、墓石の取扱いを湘南造園が担当する。使用許可等に係る事務は西武造園が行う。

(委員長)各委員の意見を参考に、適正な保有個人情報の取扱いに努めて欲しい。本件については、了承するものとしてよろしいか。

(各委員)(了承)

(委員長)答申の作成については委員長に一任いただき、事務局と調整のうえ委員長が作成し、後日各委員に送付することとしてよろしいか。

(各委員)(了承)

報告事項(1)条例第14条の2に基づく個人情報の取扱いを伴う事務の委託の届出について(総務部行政管理課)

(説明要旨)個人情報保護条例第14条第2項の規定に基づき、個人情報取扱事務委託の登録状況を報告するものである。平成17年度第2回の会議においては、185件の事務の登録を報告したが、現在10件増の195件の事務が登録されている。これらの事務については、所管課等および受託者において個人情報が適切に取り扱われるよう求めている。

(委員長)個人情報の取扱いを伴う事務の委託については、適切な運用に努めてほしい。本件報告を受けたものとしてよろしいか。

(各委員)(了承)

報告事項(2)水道料金収納事務等受託会社の市民サービスセンター中央店(役所屋中央店)における窓口設置に伴うオンライン結合等についてについて(上下水道局業務部料金課)

(説明要旨)水道メーターの検針および水道料金等の収納事務については、平成10年度から(株)第一環境に全面的に委託しており、現在まで適正に運用しているところであるが、平成18年5月下旬から、モアーズシティ7階にある市民サービスセンター中央店(役所屋中央店)に上下水道局お客様料金サービスセンターを設置する。同センターにおいて、受託者とオンライン結合された端末を利用し、料金課窓口で処理している事務と同様の事務に受託者の社員が従事することとなる。この事務で取り扱うこととなる個人情報は膨大であり、かつ、福祉減免のための福祉情報、滞納情報等取扱いに注意を要する情報も含まれているため、安全管理の確保が大きな課題になると考えられ、本審議会に報告するものである。

(委員)個人情報取扱指針は新たに作成したものか。

(実施機関)同様のものが既に存在しているが、センターにおける指針として改めて作成した。

(委員)センターの窓口に来た人の本人確認は行うのか。

(実施機関)料金を支払いに来た人については、必要がないため本人確認を行わず、領収書のみを発行する。電話等による問合わせがあった場合には、必ず住所、氏名、お客様番号等により本人確認を行う。

(委員長)本件報告を受けたものとしてよろしいか。

(各委員)(了承)

報告事項(3)事故報告(総務部行政管理課)

(説明要旨)平成18年1月26日に起きた、田浦行政センターにおける印鑑登録証明書の誤交付の事故について、本審議会に報告するものである。

(委員)交付申請者と証明書の名前は違うのに気付かなかったのか。

(実施機関)端末入力ミスと証明書交付時の確認の怠りという、2つのミスが重なったものである。また昼休みの時間であったため職員が不足していたことも原因になっているかもしれない。

(委員)悪運が重なることはある。ヒューマンエラーを防ぐための体制、フローを作成したほうが良い

(実施機関)情報マネジメント規則における監理担当課長名により通知を行い、チェックリストの周知等を行った。

(委員)端末に入力する職員と交付する職員は別であるほうが良い。また個人情報の漏えいの恐れが大きいものとしてFAXがある。FAXの誤送信は気付き難いため、注意したほうが良い。

(委員長)個人情報の慎重な取扱いを心掛けてほしい

4事務連絡

平成18年度第1回審議会を、平成18年6月15日(木曜日)午後2時に開催する。以降、平成18年度は9月下旬、12月上旬、2月下旬に開催し、その他必要に応じて随時開催する予定である。

5閉会

以上で本日の議事を終了したので、委員長は15時30分会議の閉会を宣した。

この議事録は、事務局において委員の発言等を要約筆記したものです。

配布資料は、次のとおりです。

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総務部総務課

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電話番号:046-822-8186

ファクス:046-826-1682

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