市税の納付書の誤送付について

1.発生日時及び経過

　令和6年3月5日（火曜日）に納税相談を受けた2名の分割納付書類のうち、納付書を入れ違えて送付してしまいました。

　令和6年3月12日（火曜日）に一方の納税者の親族から、覚えのない人の納付書が添付されている旨の申し出があり、本件誤送付が判明しました。

2.事件発生後の対応

　令和6年3月12日（火曜日）2名の納税者へ電話連絡、状況説明及び謝罪のうえ、郵送した納付書一式を返送していただくようお願いし、返信用封筒を速達で郵送しました。

　3月18日（月曜日）に両氏より返送いただいた納付書一式の内容から、お互いの納付書が入れ違っていたことを確認しました。

　同日、両氏へ電話連絡し、あらためて謝罪と経過説明及び納付書類の再度送付を説明し、いずれの方もご了承をいただきました。

3.原因と今後の対応策

　本件は、書類の作成手順や、郵便内容物の確認が不十分であったため、発生しました。

　今後は、既存のマニュアルの見直しを行うとともに、機器等を利用した防止策を検討して、再発防止に努めてまいります。