保護決定通知書の誤送付について

このたび、生活支援課において、保護決定通知書の誤送付が発生したことを報告します。

1.事故の概要

（1）発生の経緯

3月24日（火曜日）保護担当より保護決定通知書を発送しました。

5月1日（金曜日）郵便を受け取られた世帯（被保護世帯）から、送付された保護決定通知書の裏面に自分以外の氏名等が記載されているとの電話連絡がありました。同日、発送当時の作業を確認した所、電話連絡がありました世帯含め計6世帯分の保護決定通知書の裏面に別世帯の保護決定通知書が印刷されて送付していたことがわかりました。

（2）記載の項目

住所、氏名、保護変更決定年月日、保護変更理由、保護の種類及び程度（金額）、支給日、支給方法、実際に支払われる金額及び返還額

（3）事故に係る個人情報の対象人数

6人

2.事故発生後の対応

保護決定通知書の裏面に記載され、個人情報を漏えいしてしまった方々の家庭に訪問し、事態の説明及び謝罪を行い、了承いただきました。保護決定通知書については5世帯分は回収等完了し、残り1世帯分の回収作業を進めている所です。

3.事故の発生原因

保護決定通知書を連続印刷する際、両面印刷設定になっていたため、裏面に別世帯の情報が印字され、そのまま送付してしまいました。

4.今後の防止策

保護決定通知書の送付に際しては、以下の作業を徹底し、再発防止に努めます。

保護決定通知書は両面印刷にしない。

封筒に封入する前に、保護決定通知書の送付世帯数と封筒の枚数を確認する。通知書が複数枚ある場合は、確実にひと組みにし、混入防止を行う。

封入は別の職員が内容物を確認して行うことで複数人によるチェックをする。