○市立学校公文書管理規程
平成22年4月1日
教育委員会訓令甲第2号
市立学校公文書管理規程を次のように定める。
市立学校公文書管理規程
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の収受等(第6条―第9条)
第3章 事案の処理(第10条―第16条)
第4章 文書の発信(第17条―第20条)
第5章 公文書の編集及び引継(第21条―第29条)
第6章 雑則(第30条・第31条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 市立学校設置条例(昭和39年横須賀市条例第39号)に掲げる市立学校(以下「学校」という。)における公文書の管理については、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、組織的に用いるものとして、学校が保有するものをいう。
(2) 決裁文書 決裁書及び決裁書に添付されている資料をいう。
(管理責任者)
第3条 学校の文書事務の適正かつ円滑な処理を確保するため、学校に管理責任者を置く。
2 管理責任者は、校長をもって充て、必要に応じて次条に規定する文書主任等に必要な指示をするものとする。
3 教育総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、学校の文書事務について、必要があると認めるときは、管理責任者に対して助言することができる。
(平23教訓令甲1・一部改正)
(文書主任及び文書取扱者)
第4条 学校に文書主任及び文書取扱者を置く。
2 文書主任及び文書取扱者は、校長の指定した者をもって充てる。
(文書主任及び文書取扱者の事務)
第5条 文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を行う。
(1) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。
(2) 公文書の保管に関すること。
(3) 公文書の廃棄に関すること。
2 文書取扱者は、文書主任の命を受け、次に掲げる事務を行う。
(1) 公文書の収受及び発送に関すること。
(2) 公文書の整理に関すること。
(3) その他文書事務に関し必要な事項
第2章 文書の収受等
(到達文書の収受)
第6条 文書取扱者は、学校に到達した文書(以下「到達文書」という。)(次項に掲げるものを除く。)の処理を次の手順により行うものとする。
(1) 到達文書を開封し、文書の下部余白に文書受付印(第1号様式)を押印する。
(2) 往復文書処理簿(第2号様式)に記入する。
(3) 到達文書の上部余白に指定印(第3号様式)を押印し、校長、教頭等の認印を受ける。
(4) 校長の指示に基づき担当者に配布する。
2 次に掲げる文書については、往復文書処理簿への記入及び校長、教頭等への提示を省略することができる。
(1) 通知書、案内書その他軽易な文書
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書
(1) 現金、有価証券等の入っていることが明らかな郵便物 当該郵便物を開封してその封筒の表側に文書受付印を押印するとともに、往復文書処理簿に記入する際に備考欄にその旨を記入の上、担当者に手渡す。
(2) 書留郵便物(現金書留を除く。) 封筒の表側に文書受付印を押印するとともに、往復文書処理簿に記入する際に備考欄にその旨を記入の上、担当者に手渡す。
(3) 到達の日時が効力に関係すると思料される郵便物 次の手順による処理をした後、担当者に手渡す。
ア 到達文書を開封の上、その到達文書の余白に文書受付印を押印
イ 文書受付印の下部に到達の日時を明記するとともに取扱者の印を押印
ウ 往復文書処理簿に記入する際に備考欄に到達文書の種類を記入
(4) 入学願書等の大量に処理するもの 往復文書処理簿に記入せず、別の処理を行う。
(即日配布)
第7条 文書取扱者は、到達文書を当日中に配布するものとする。ただし、やむを得ない場合は、適正に保管し、翌日直ちに配布しなければならない。
(親展文書)
第8条 文書取扱者は、親展文書を受けた場合、到達文書の封筒の表側に文書受付印を押印し、往復文書処理簿に記入の上、名あて人に手渡すものとする。
(電子メール等)
第9条 職員は、電子メールにより受領したものについて、事案の処理をする必要のあるものは、印刷物として出力するものとする。
2 職員は、電子メール又はファクシミリ(以下「電子メール等」という。)により受領した文書が当該学校で所管するものでないときは、当該事務を所管する学校等へ送付し、又は転送しなければならない。ただし、所管する学校等が明らかでない場合は、教育総務部総務課(以下「総務課」という。)に送付し、又は転送するものとする。
(平23教訓令甲1・一部改正)
第3章 事案の処理
(供覧)
第10条 職員は、参考のため又は指示を受けるために、到達文書及び電子メール等により学校に到達した文書を必要に応じて供覧することができる。
(公文書の作成)
第11条 職員は、事案の処理に当たっては、軽易なものを除き、処理内容等を記録した公文書を作成しなければならない。
(公文書の適正管理)
第11条の2 管理責任者は、公文書を次項のセキュリティ・レベルに応じて適切に管理するものとする。
2 セキュリティ・レベルは、次に掲げる区分に応じ、当該各号に掲げる内容とする。
(1) 甲類 セキュリティに対する侵害及び破壊が、児童、生徒及び教職員の生命、財産、プライバシー等に重大な影響を及ぼすもの
(2) 乙類 セキュリティに対する侵害及び破壊が、学校事務の執行等に影響をほとんど及ぼさないもの
3 前項のセキュリティ・レベルは、その重要性及び事故等が起きた場合の影響範囲を考慮して、総務課長が定めるものとする。
(平30教訓令甲2・追加)
(起案)
第12条 事案を処理するため起案するときは、公文書の余白に朱書きで回議するものとする。
(決裁)
第13条 決裁の方法は、押印又は署名により行うこととする。
(決裁文書等の持回り)
第14条 決裁文書又は供覧文書で特に説明を要するもの又は急施若しくは機密の保持を要するものは、担当者が自ら持ち回ることができる。
(後閲による処理)
第15条 教頭又は事務長が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、校長の承認を得て、後閲の表示をし、校長の決裁を求めることができる。この場合において、当該決裁終了後速やかに不在であった者に承認を求めなければならない。
(決裁文書の変更等)
第16条 決裁文書の内容変更(内容を変更し、又は廃案とすることをいう。以下同じ。)を行う場合は、起案者又は当該内容変更を行った校長、教頭若しくは事務長は、その旨を既に回議を終えた者に説明しなければならない。
(決裁文書の完結)
第17条 決裁が終了し、事案の処理が完了したときは、当該文書を速やかに文書取扱者に引き渡すものとする。
2 文書取扱者は、前項の規定により文書を受け取ったときは、往復文書処理簿に完結日等の必要事項を記入し、文書の整理を行うものとする。
(1) 出納に関する公文書 当該出納があった日
(2) 契約に関する公文書 当該契約の履行が完了した日
(3) 主として文書の発信を要する公文書 発信日
(4) 前3号に定める公文書以外の公文書 決裁日
第4章 文書の発信
(文書の発信者)
第18条 学校外へ発信する文書は、校長を発信者とし、その末尾に事務を担当する職員名を記入するものとする。ただし、通知、照会、回答、依頼、送付等の文書で法令上の効果を有しないものの発信者は、この限りでない。
(文書番号等)
第19条 往復文書処理簿に記入する文書には、当該記入の際に付する番号(以下「文書番号」という。)を記載するものとする。
2 文書番号に表記する横須賀市及び学校の頭文字については、総務課長が別に定める。
(押印)
第20条 文書番号を付した文書のうち発信を要するものは、横須賀市教育委員会公印規則(昭和35年横須賀市教育委員会規則第7号)に規定する公印を押印するものとする。ただし、教育総務部長が別に定める場合には、押印を省略することができる。
(平23教訓令甲1・一部改正)
(郵送文書等の取扱い)
第21条 学校外へ発信する文書のうち郵送によるものは、総務課から事前に受領した郵便切手又は郵便はがきを利用して発送するものとする。
2 電子メール等により発信できる文書は、法令上の効果を有しないものとする。
3 郵送又は電子メール等以外の方法で発信することができる文書については、教育総務部長が別に定める。
(平23教訓令甲1・一部改正)
第5章 公文書の整理及び保存
(編集の方法)
第22条 完結した文書及びこれに密接に関連する公文書(以下「完結文書等」という。)は、所管する学校において次に掲げるところにより編集しなければならない。
(1) 完結文書等は、単年度ごと(文書の性質上必要があるものについては、暦年ごと)に文書分類別にして決裁日の順に編集するものとする。ただし、必要に応じて2年分以上を合冊することができる。
(2) 図面等で完結文書等と共に編集することが困難なものは、箱若しくは紙袋に収め、又は結束して当該文書等とは別に編集することができる。
(3) 文書綴の表紙及び背表紙には、それぞれ年度(暦年のものは、年)、種別、文書分類、文書名及び所管する学校名を記載するものとする。
(4) 文書綴には、表紙の次に目次(第4号様式)を付するものとする。ただし、第5種又は第6種に属するものは、これを省略することができる。
2 完結文書等の文書分類は、年度当初に総務課長が定めるものとする。
(公文書の保存方法)
第23条 校長は、事務を適正かつ円滑に処理するために、公文書の所在を把握できる状態にし、原則として整理した公文書を種別、年度順に配列し、及び厳重に管理しなければならない。
2 校長は、公文書のうち機密に属するものの保存について、必要な措置を講じなければならない。
(公文書の分類及び整理の方法)
第24条 公文書は、学校の事務事業ごとに分類し、次条第1項に規定する種別ごとに整理し、保存するものとする。
2 前項の分類について、1事案が2以上の事務事業の分類に該当し得る場合は、最も関係の深い分類によることとする。
3 第1項の整理について、2以上の事案が相互に関係があり、同一事案として整理することが適当な場合において、事案の保存期間が同一でないときは、最も長い保存期間の種別とすることとする。
(公文書の種別及び保存期間)
第25条 公文書の種別及び保存期間は、法令等に別の定めがあるもののほか、次のとおりとする。
第1種 30年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
第6種 1年未満
2 公文書の種別については、当該公文書の重要度、利用度、資料価値等を考慮して、総務課長が定めるものとする。
3 公文書の保存期間は、会計年度によるものとし、完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年による公文書は、完結日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(1) 現に監査、検査等の対象になっている公文書 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる公文書 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされる公文書 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 公文書公開請求があった公文書 横須賀市情報公開条例(平成13年横須賀市条例第4号)第11条第1項の諾否決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 保有個人情報の開示請求等があった公文書 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条、第93条又は第101条の決定の日の翌日から起算して1年間
(6) 職務の遂行上保存期間の延長を必要とする第1種の公文書 総務課長が定める期間
5 校長は、公文書の完結日の属する年度(以下「当該年度」という。)の翌年度以後に公文書の種別を変更する場合には、総務課長と協議するものとする。ただし、特に理由がある場合には、公文書の種別を当該年度内において変更することができる。
(平25教訓令甲1・平28教訓令甲2・令5教訓令甲3・一部改正)
(公文書の所管替え)
第26条 学校の統廃合その他の事由により、事務の移管があったときは、校長は、公文書の所管替えを行わなければならない。
(保管文書)
第27条 校長は、完結文書等のうち、第1種又は第2種に属するもの(以下「保管文書」という。)に係る保管文書目録(第5号様式)を総務課長が別に定める手続に従って作成し、総務課長に提出しなければならない。
(令5教訓令甲3・一部改正)
(公文書の廃棄)
第28条 校長は、総務課長の指示により、保存期間が経過した公文書を廃棄するものとする。この場合において、第25条第4項第6号の規定により保存期間を延長した保管文書のうち事務執行上必要でなくなったものも同様とする。
2 前項の規定にかかわらず、校長は、第6種の公文書については、随時、廃棄することができる。
3 校長は、前2項の規定による廃棄の際には、情報が漏えいしないよう適切な措置を講じなければならない。
(歴史資料)
第29条 校長は、保存期間が経過した公文書の中に、歴史的観点から保存する必要があるもの(以下「歴史資料」という。)があると思料したときは、総務課長に対して当該公文書の名称を記載した一覧表を提出するものとする。
2 総務課長は、前項の一覧表の提出を受けたときは、当該公文書が歴史資料であるかを総務部総務課長と協議して審査するものとする。
3 校長は、前項の審査の結果、歴史資料と認められた公文書を保存するものとする。
第6章 雑則
(公文書目録の公表)
第30条 総務課長は、横須賀市情報公開条例第4条第2項の規定に基づき、完結文書の件名を公文書目録として作成し、当該年度分を翌年度末までに一般の閲覧に供するものとする。
(平28教訓令甲2・一部改正)
(委任)
第31条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、教育総務部長が定める。
(平23教訓令甲1・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この規程は、令達の日から施行する。
(旧規程の廃止)
2 市立学校文書取扱規程(昭和41年横須賀市教育委員会訓令甲第2号)は、廃止する。
(経過措置)
3 この規程の施行以前に永年保存としている第1種公文書の保存期間は、30年とする。
附則(平成23年3月10日教訓令甲第1号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成25年4月1日教訓令甲第1号)
この規程は、令達の日から施行する。
附則(平成28年4月1日教訓令甲第2号)
1 この規程は、令達の日から施行する。
2 改正後の市立学校公文書管理規程第25条第4項第3号の規定は、この規程施行の日(以下「施行日」という。)以後にされた審査請求に係る公文書について適用し、施行日の前日までにされた不服申立てに係る公文書については、なお従前の例による。
附則(平成30年3月30日教訓令甲第2号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日教訓令甲第3号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。